Wil je als organisatie profiteren van de voordelen van datagedreven werken? Dan is het de eerste stap het gebruik van een goede managementrapportage. De managementrapportage geldt als het uitgangspunt voor alle beslissingen die in de toplaag van jouw organisatie worden gemaakt. Ook in andere lagen van de organisatie kan inzicht in deze rapportages (zij het in beknopte vorm) veel kansen opleveren. Dit bevordert namelijk het vertrouwen, vindingrijkheid, en adaptieve vermogen van je organisatie.

Wat is een goede managementrapportage?

Een goede management rapportage bevat:

  1. een heldere opbouw
  2. duidelijke KPI’s
  3. inzichtelijke en eenduidige grafieken, diagrammen en tabellen
  4. een versie van de waarheid
  5. up-to-date informatie
  6. actiepunten

In de rest van dit artikel gaan we een voor een op deze punten in.

“Op nieuwjaarsdag had ik om 7:00 ‘s ochtends de complete rapportage over het afgesloten jaar in mijn mailbox. Dit duurde voorheen weken.”

In de rest van dit artikel gaan we een voor een op deze punten in.

1. Een heldere opbouw

De managementrapportage vertelt het verhaal van je organisatie. Daarbij start je vanuit een helikopterperspectief en zoom je in op verschillende dimensies van je organisatie. Ook de verschillende afdelingen van je organisatie komen aan bod.

Helikopterperspectief

Het eerste van je rapportage geeft antwoord op de vraag hoe de afgelopen periode op hoofdlijnen is verlopen. De belangrijkste KPI wordt vergeleken met de voorgaande periode, voorgaand jaar en/of de gestelde doelen.

Categorieën

Vervolgens wil je gaan inzoomen op verschillende categorieën. Daarvoor breng je de verschillende relevante dimensies in beeld zoals: landen, dochterbedrijven, category teams. Of andere dimensies die voor jouw organisatie relevant zijn.

Afdeling

Tot slot wil je weten wat afdelingsspecifiek is gebeurd. De afdeling Finance geeft informatie over o.a. de status van de cashflow. De afdeling logistiek geeft informatie over voorraad. HR vertelt je over ziekteverzuim. Category management over productprestaties. IT over website performance. Marketing over bereik en campagnes.

Een managementrapportage begint met een helicopter view en zoomt vervolgens in.

2. KPI’s voor de hele organisatie

Key Performance Indicators (KPI’s) zijn de hoofdindicatoren van de prestaties van jouw organisatie. Deze doelen hangen samen met je bedrijfsdoelen, bijvoorbeeld:

  • Winstmaximalisatie
  • Tevreden klanten
  • Social en publieke verantwoordelijkheden
  • Medewerkers tevredenheid
  • Bedrijfswaarde optimalisatie

Deze doelen komen in enige vorm terug in zowat alle organisaties. Deze punten bieden een goed startpunt om bedrijfsbrede KPI’s op te stellen. Vervolgens kun je de KPI’s weer uitsplitsen per afdeling. Zo streeft de hele organisatie naar heldere doelen.

Winstmaximalisatie

Winst is een veelgebruikte KPI en komt in veel boekhoudkundige vormen terug: bottom-line, EBITDA, Gross Profit, Net Profit, Contribution Margin, etc. Uiteindelijk draait het om hogere opbrengsten dan kosten te behalen. Ook deze twee termen kunnen weer KPI’s opleveren voor verschillende teams. Een operationeel manager monitort bijvoorbeeld het aantal dagen voorraad per product (m.a.w.: hoeveel dagen duurt het voordat een product uit voorraad raakt). Hoewel dit niet direct over geld gaat, kun je er wel gericht actie op ondernemen. Ook staat het weldegelijk in verband met winst. Een product wat niet op voorraad is, kan immers niet verkocht worden.

3. Grafieken, diagrammen en tabellen effectief gebruiken

Door alle informatie helder en eenduidig te visualiseren creëer je een snel inzichtelijke managementrapportage. We zetten hieronder enkele veelvoorkomende manieren van datavisualisatie op een rij, inclusief voor- en nadelen.

Tabellen

Tabellen bevatten veel informatie, maar zijn niet altijd overzichtelijk of snel te begrijpen. Wil je toch tabellen gebruiken? Neem dan deze tips in acht:

  • Gebruik sparklines (een beknopte lijngrafiek) en kleuren ter verduidelijking.
  • Houd de hoeveelheid informatie beperk. Gebruik liever tien kleine tabellen dan twee grote.
  • Plaats een grafiek boven je tabel. Zo ziet de lezer snel de tendens in de grafiek en dient de tabel als referentie. Dit is natuurlijk alleen van toepassing als je managementrapportage een statisch document is. Veel dynamische visualisatietools laten je namelijk het exacte cijfer zien, bijvoorbeeld door met je muis/vinger over de grafiek te gaan.

Lijngrafieken

Grafieken kunnen de lezer heel snel informatie verschaffen. Deze aandachtspunten maken je grafieken extra bruikbaar:

  • Vergelijkingen over tijd zijn het beste te visualiseren als grafieken.
  • Een enkele lijn in een grafiek kan, maar zegt vaak niet veel. Het beste is om twee tot vier categorieën met elkaar te vergelijken.

Diagrammen

Diagrammen bestaan in inzichtelijke en minder inzichtelijke vormen. Onder die laatste categorie vallen taartdiagrammen en andere ronde visualisatievormen. Gebruik deze dus liever niet. Een staafdiagram daarentegen, is een hele nuttige vorm. Gebruik het staafdiagram om verschillende dimensies met elkaar te vergelijken. Bijvoorbeeld om de marges per productcategorie te vergelijken.

Lees ook eens ons blog over datavisualisatie, als je meer wil weten over grafieken, diagrammen en tabellen.

4. Een versie van de waarheid

Een managementrapportage dient als het centraal punt van ‘de waarheid’ binnen een organisatie. Hoewel harde data onbetwistbaar lijkt, is niets minder waar. In veel organisaties worden regelmatig discussies gevoerd welke cijfers correct zijn. Mensen zijn namelijk geneigd om de cijfers te gebruiken vanuit hun eigen visie.

Voorbeeld: een order komt retour

In dit voorbeeld is na een verkoop een product verzonden. De klant heeft zich bedacht en stuurt de order retour. Een financieel medewerker classificeert dit geval als nul orders: 1 – 1 = 0. Een operationeel medewerker denkt hier heel anders over. Die moet de order niet alleen uitsturen, maar ook het retour verwerken. Voor hem/haar is de rekensom dus 1 + 1 = 2. Welke versie van de waarheid ga je hanteren?

Om deze dilemma’s te voorkomen beschouwen we de managementrapportage als dé waarheid. Het is het startpunt van datagedreven werken. Rapportages, analyses, en dashboards die elders in de organisatie worden gemaakt moeten compleet aansluiten op de waardes die in de managementrapportage staan.

5. Altijd up-to-date informatie

De perfecte rapportage is altijd up-to-date. Op die manier weet je al op de eerste dag van de maand wat de prestaties van de voorgaande maand waren. Het achterliggende proces moet dit natuurlijk wel mogelijk maken. Daarvoor zal het geautomatiseerd moeten worden. Eenmaal behaald, brengt deze investering brengt twee duidelijke voordelen met zich mee. Ten eerste kun je als organisatie heel snel handelen. Ten tweede neemt het de foutgevoelige menselijke factor weg. Minder menselijk handelen betekent immers minder mogelijkheden om fouten te maken. Dit betekent ook dat je medewerkers zich met productievere taken bezig kunnen houden.

Hoe zorg je voor zo’n geautomatiseerd proces?

Een geautomatiseerd rapportageproces kun je behalen door te werken met een reporting database (ook wel data warehouse, data lake of data mart genoemd). Uiteindelijk wil je alle relevante data op een punt samenbrengen. De data komt vanuit je website, ordermanagementsysteem, etc. Kortom: alle softwaresystemen die jouw organisatie gebruikt.

Bij de implementatie van zo’n systeem begin je uiteraard klein en voeg in iteraties steeds nieuwe data toe. De reporting database voedt vervolgens weer je managementrapportage, maar ook rapportages, dashboards en analyses elders in de organisatie.

6. Actiepunten

Een goede managementrapportage bevat concrete actiepunten; hij is actionable. Om tot acties te komen is het belangrijk dat je organisatie de managementrapportages actief gebruikt. Om dit te bereiken verbind je iedere rapportagecyclus aan een (al dan niet reeds bestaand) overleg. D.w.z.: in het maandelijkse managementoverleg, bespreek je de maandelijkse managementrapportage. Iedere deelnemer verzorgt de toelichting en aankomende acties rondom de KPI’s waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.

Een goede rapportage levert als het goed altijd meer (nieuwe) vragen op dan dat ze beantwoordt. Tijd voor actie dus!

Zelf actie ondernemen?

Nieuwsgierig hoe jouw organisatie aan de slag kan met zo’n managementrapportage? Neem dan contact op, of plan een vrijblijvende afspraak in.

Plan een vrijblijvende afspraak in.